برنامج محاسبة للجملة والتوزيع: أسعار العملاء والمندوبين والآجل
· قراءة 3 دقائق
دليل لتاجر الجملة والموزّع: قوائم أسعار لكلّ عميل، وبيع الكرتون والحبّة، ومندوب بمستودعه وعمولته، وآجل بحدّه وأعمار الديون.
تاجر الجملة لا يخسر غالبًا في البيع، بل في التحصيل والتسعير. عميل أخذ سعر الموزّع وهو تاجر تجزئة، ومندوب باع تحت السعر الأدنى، وديون قديمة لم يتابعها أحد. وكلّما كبر عدد العملاء والمندوبين صار الضبط اليدويّ مستحيلًا.
قوائم الأسعار لا الذاكرة
لا تترك السعر لاجتهاد الموظف. اعمل قوائم أسعار واضحة: التجزئة والجملة ونصف الجملة والموزّع، وضع لكلّ صنف سعرًا أدنى لا يُباع تحته.
ثمّ اجعل كلّ عميل على قائمته دائمًا، فتُطبَّق في كلّ مستند دون أن يختارها البائع. هكذا لا يحصل عميل على سعر غيره بالخطأ أو بالمجاملة.
الكرتون والحبّة
الجملة تبيع بالكرتون غالبًا، وأحيانًا بالحبّة لعميل صغير. عرّف الوحدات بمعاملها وسعرها وباركودها، مثل كرتون فيه 24 حبّة، فيُخصم الرصيد بالحبّات مهما كانت وحدة البيع، ولا تختلف أرقامك بين المستودع والفاتورة.
المندوب بمستودعه
المندوب الذي يحمل البضاعة في سيّارته يحتاج مستودعًا خاصًّا به، فتعرف ما معه في أيّ لحظة. وفي مُدّة قالب صلاحيات جاهز «مندوب بمستودع» يعطيه ما يحتاجه للبيع فقط.
وحفّزه بـعمولة نسبةً من مبيعاته أو تحصيله، تدخل مسيّر رواتبه مباشرة. نصيحة: اربط العمولة بالتحصيل لا بالبيع وحده، فالبيع الآجل الذي لا يُحصّل ليس بيعًا.
الآجل بحدّه ومدّته
البيع الآجل ضرورة في الجملة، لكنّه بلا حدود خطر. ضع لكلّ عميل حدّ ائتمان ومدّة سداد، وراجعهما كلّ فترة بحسب التزامه.
ثمّ تابع أعمار الديون: ما على كلّ عميل مقسومًا بحسب قدمه. الدين الحديث متابعة عاديّة، والقديم يحتاج زيارة واتّفاقًا. وأرسل كشف الحساب بالمصادقة دوريًّا ليؤكّد العميل رصيده قبل أن يصير خلافًا.
عرض السعر ثمّ الفاتورة
كثير من صفقات الجملة تبدأ بعرض سعر. اكتبه مرّة، وحين يقبله العميل يتحوّل فاتورة ببنوده وأسعاره دون إعادة كتابة.
الفاتورة الضريبيّة لعملاء الجملة
عملاء الجملة غالبًا منشآت مسجّلة في ضريبة القيمة المضافة، ويحتاجون فاتورة ضريبيّة باسمهم ورقمهم الضريبيّ ليخصموا ضريبتها. هذه الفاتورة تعتمدها الهيئة قبل أن تسلّمها للمشتري، فتأكّد من صحّة بيانات العميل قبل الإصدار.
المستودع والطلبيّات
الجملة تعني كمّيات كبيرة ورأس مال محبوسًا في المستودع. راجع الأصناف الراكدة كلّ شهر، فالصنف الذي لم يتحرّك منذ أشهر مال يمكن أن يعمل في صنف آخر. واعرف الحدّ الذي تطلب عنده من المورّد لكلّ صنف رئيسيّ، حتى لا ينفد صنف مطلوب ويذهب عميلك الكبير إلى غيرك.
وحين يعيد المندوب ما لم يبعه، حوّله من مستودعه إلى المستودع الرئيسيّ تحويلًا مسجّلًا، لا بالتوصية الشفهيّة، فيبقى رصيد كلّ مستودع صحيحًا.
خطوات أسبوعيّة لتاجر الجملة
- راجع أعمار الديون واتّصل بمن تجاوز مدّته.
- راجع مبيعات كلّ مندوب وتحصيله معًا.
- راجع عروض الأسعار المفتوحة وتابع ما لم يُرد عليه.
- راجع الأصناف التي بيعت قريبًا من السعر الأدنى، فقد تحتاج إعادة تسعير.
الخلاصة
تجارة الجملة تكبر بالثقة وتنهار بالفوضى. حين يكون لكلّ عميل سعره الثابت وحدّه الواضح، ولكلّ مندوب مستودعه وعمولته المرتبطة بالتحصيل، ولكلّ دين عمر تتابعه، تتحوّل إدارة العملاء من مطاردة يوميّة إلى مراجعة أسبوعيّة منظّمة، ويصير قرار التوسّع في عميل جديد أو مندوب جديد مبنيًّا على أرقام تعرفها لا على تخمين.
أسئلة شائعة
كيف أعطي كلّ عميل سعره الخاصّ؟
اجعله على قائمة أسعار دائمًا، فتُطبَّق في كلّ فاتورة وعرض سعر له وحده.
كيف أمنع البيع تحت سعر معيّن؟
ضع للصنف سعرًا أدنى في قوائم الأسعار، فلا يُباع تحته.
كيف أتابع ديون العملاء؟
من تقرير أعمار الديون وكشف الحساب بالمصادقة لكلّ عميل.