برنامج محاسبة لمحلات قطع الغيار: البحث بالرمز ومكان الرفّ
· قراءة 3 دقائق
كيف تجد القطعة برمزها أو اسمها القديم، وتعرف رفّها ورصيدها في كلّ فرع، وتسعّر للورش بالآجل، وتدخل فاتورة المورّد من صورتها.
في محلّ قطع الغيار الوقت يُقاس بسؤال واحد: هل القطعة عندك؟ الزبون أو الميكانيكي ينتظر، والقطعة قد يكون لها رمز من المصنع واسم عرفه السوق واسم ثالث في نظامك القديم. وإن لم تجدها في دقيقة، ذهب إلى غيرك ولو كانت على رفّك.
ابحث بأيّ شيء يعرفه الزبون
البحث الجيّد أهمّ ميزة في هذا النشاط. اجمع في خانة واحدة البحث بالرمز والباركود والاسم، والاسم القديم الذي كانت تُعرف به القطعة في ملفّك السابق. فالزبون الذي يقول الاسم الشائع يجد القطعة نفسها التي يطلبها الميكانيكي برمزها.
مكان الرفّ
معرفة أنّ القطعة موجودة لا تكفي إن لم تعرف أين. اكتب موقع القطعة على الصنف نصًّا، مثل رقم الممرّ والرفّ، وأدخله مع الاستيراد. هكذا يجدها الموظف الجديد كما يجدها القديم.
نصيحة: رتّب الرفوف بنظام ثابت قبل تسجيل المواقع، ثمّ لا تنقل قطعة دون تعديل موقعها.
الفروع والمستودعات
إن لم تكن القطعة في هذا الفرع فقد تكون في الآخر. اعرف رصيد القطعة في كلّ فرع، وحوّل بينها بدل أن تعتذر للزبون أو تشتري من جديد.
أسعار الورش والآجل
الورش والموزّعون عملاء دائمون بأسعار خاصّة. اجعل لكلّ ورشة قائمة سعر تُطبَّق وحدها، وضع سعرًا أدنى لا يُباع تحته حتى لا تضيع هوامشك في المساومة.
والورش غالبًا تشتري آجلًا. ضع لكلّ ورشة حدّ ائتمان ومدّة سداد، وتابع ما عليها قبل أن يكبر.
فاتورة المورّد من صورتها
فواتير موردي القطع طويلة، وكتابتها يدويًّا مصدر أخطاء في الأسعار والرموز. صوّر الفاتورة ودع المساعد يقرأ الأصناف والأسعار ويجهّز مسودّة الشراء، ثمّ راجعها واعتمدها.
الاستيراد والمرتجع
ابدأ بقائمة قطعك من ملفّك أو كتالوج المورّد كما هو، دون إعادة كتابة. والمرتجع شائع في هذا النشاط لأنّ القطعة قد لا تناسب السيّارة، فاجعل مرتجع البيع والشراء مربوطًا بفاتورته: المرتجع لا يُكتب بحذف الفاتورة، بل بإشعار دائن يشير إليها.
الضريبة
بيعك للورش المسجّلة يكون بفاتورة ضريبيّة باسمها ورقمها الضريبيّ تعتمدها الهيئة قبل تسليمها، وبيعك للأفراد بفاتورة مبسّطة تُبلَّغ بها الهيئة خلال 24 ساعة، والضريبة 15% في الحالتين.
الركود وضبط المشتريات
قطع الغيار نشاط فيه آلاف الأصناف، وكثير منها يبقى على الرفّ سنوات. والخطأ الشائع أن تشتري كلّ قطعة طلبها زبون مرّة واحدة بكمّية كبيرة. اجعل الشراء مبنيًّا على الحركة الفعليّة:
- القطع سريعة الحركة كالفلاتر والزيوت والفحمات احفظ منها رصيدًا ثابتًا.
- القطع النادرة اطلبها عند الطلب أو بكمّية صغيرة.
- راجع الراكد كلّ ربع سنة، وحوّله إلى فرع يبيعه أو بعه بسعر الورش.
الجرد الدوريّ
مع كثرة القطع الصغيرة المتشابهة يكثر الخطأ في الصرف. اجرد قسمًا من المستودع كلّ أسبوع بدل جرد كلّ شيء مرّة في السنة، وابدأ بالقطع الغالية. وإن تكرّر الفرق في قطعة معيّنة فراجع رمزها وموقع رفّها، فغالبًا تُصرف بدلًا منها قطعة تشبهها.
الخلاصة
محلّ قطع الغيار الناجح هو الذي يجيب عن سؤال الزبون في ثوانٍ: نعم عندنا، وهي في هذا الرفّ، وسعرها كذا. ولا يحتاج ذلك أكثر من بحث يعرف كلّ أسماء القطعة، وموقع مكتوب لكلّ صنف، ورصيد صحيح في كلّ فرع. ابدأ بها، ثمّ أضف أسعار الورش والآجل، وستلاحظ أنّ الميكانيكي يتّصل بك أوّلًا.
أسئلة شائعة
كيف أجد قطعة يطلبها الزبون باسم مختلف؟
البحث يشمل الرمز والباركود والاسم والاسم القديم من الاستيراد في خانة واحدة.
كيف أعرف مكان القطعة في المستودع؟
اكتب موقع الرفّ على الصنف، فيظهر عند البحث عنها.
هل يمكن إدخال فاتورة المورّد دون كتابتها؟
نعم، المساعد يقرأ صورتها ويجهّز مسودّة الشراء لتراجعها.