نظام للصيدليات: تاريخ الصلاحية والتشغيلة والبيع من الأقرب انتهاءً
· قراءة 3 دقائق
كيف تستلم الدواء بتشغيلته وتاريخ انتهائه، وتصرف من الأقرب انتهاءً تلقائيًّا، وتمنع بيع المنتهي، وتتابع ما ينتهي قريبًا في كلّ فرع.
في الصيدليّة تاريخ الانتهاء ليس تفصيلًا. علبة منتهية تُباع خطر على المريض وعلى سمعة الصيدليّة، وعلبة تنتهي على الرفّ دون أن يلاحظها أحد خسارة مباشرة. ومع مئات الأصناف وتشغيلات مختلفة للدواء نفسه، لا يكفي النظر في الرفوف.
الاستلام بالتشغيلة والتاريخ
كلّ شيء يبدأ عند الاستلام. سجّل مع كلّ بند في فاتورة الشراء رقم التشغيلة وتاريخ الانتهاء، بالشهر أو باليوم كما هو على العلبة. فيكون لكلّ تشغيلة رصيدها في كلّ مستودع.
نصيحة: لا تؤجّل إدخال التواريخ إلى «وقت لاحق». الدواء الذي دخل بلا تاريخ لن يُراجع أبدًا.
الأقرب انتهاءً أوّلًا
القاعدة المعروفة في الصيدليات أن يُصرف الأقرب انتهاءً أوّلًا. المشكلة أن تطبيقها يعتمد على ترتيب الرفّ وانتباه الموظف. في مُدّة الصرف تلقائيّ من الأقرب انتهاءً دون أن يختار الكاشير، والمنتهية لا تُباع ما دام غيرها متوفّرًا.
ومع ذلك رتّب رفوفك بالقاعدة نفسها، فالنظام يضبط الرصيد والرفّ يضبط ما يصل يد الصيدليّ.
تقرير الصلاحية
راجع دوريًّا تقرير الصلاحية: ما انتهى، وما ينتهي قريبًا، في كلّ مخازنك. وما ينتهي قريبًا له حلول قبل أن يصير خسارة:
- انقله إلى فرع يبيعه أسرع.
- تواصل مع المورّد إن كانت سياسته تقبل الإرجاع قبل الانتهاء.
- أوقف شراء الصنف حتى يتصرّف الموجود.
الفروع
التحويل يحمل التشغيلات وتواريخها إلى الفرع، فلا يصل الدواء للفرع الآخر بلا تاريخ. وهذا يجعل تقرير الصلاحية صحيحًا في كلّ فرع لا في الرئيسيّ وحده.
العلبة والشريط
كثير من الأدوية تُباع علبة أو شريطًا. عرّف الوحدات بمعاملها وسعرها وباركودها، فيُخصم الرصيد صحيحًا مهما كانت وحدة البيع.
العميل الدائم والفوترة الإلكترونية
مريض الأمراض المزمنة يعود كلّ شهر. امنحه نقاط ولاء يكسبها ويدفع بها.
وفاتورة الصيدليّة للأفراد فاتورة مبسّطة تُبلَّغ بها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك خلال 24 ساعة. وفي مُدّة يمكن أن يكون لكلّ نقطة بيع وحدة فوترة خاصّة بها. وراجع مع محاسبك المعاملة الضريبيّة لأصنافك، وضريبة القيمة المضافة الأساسيّة 15%.
الشراء على قدر الحاجة
أكبر سبب لانتهاء الأدوية على الرفّ هو الشراء بكمّيات أكبر من سرعة البيع، خاصّة حين يعرض المورّد سعرًا أفضل للكمّية الكبيرة. الخصم الذي تحصل عليه قد تخسره كلّه إن انتهت نصف الكمّية. قبل أن تقبل عرض الكمّية:
- انظر في مبيع الصنف الشهريّ.
- قارن الكمّية المعروضة بما تبيعه قبل تاريخ انتهائها.
- اسأل عن التشغيلة وتاريخها قبل الاستلام لا بعده.
الجرد بالتشغيلة
في الجرد لا تعدّ العلب فقط، بل تأكّد أنّ التشغيلات التي على الرفّ هي نفسها المسجّلة. وإن وجدت علبًا دخلت دون تشغيلة، فسمّها تشغيلة بتاريخها من العلبة نفسها، فيعود التقرير صحيحًا. وافصل المنتهي في مكان مستقلّ حتى يُتلف أو يُعاد للمورّد بحسب الاتّفاق معه.
الخلاصة
الصيدليّة المنضبطة لا تعتمد على ذاكرة الصيدليّ في التواريخ. تبدأ بإدخال التشغيلة والتاريخ عند الاستلام، وتترك الصرف للأقرب انتهاءً تلقائيًّا، وتراجع تقرير الصلاحية دوريًّا لتتصرّف فيما يقترب من نهايته. بهذا تحمي مرضاك أوّلًا، ثمّ تحمي مالك من هدر لا يظهر إلا متأخّرًا.
أسئلة شائعة
هل يختار الكاشير التشغيلة عند البيع؟
لا، الصرف تلقائيّ من الأقرب انتهاءً، والمنتهية لا تُباع ما دام غيرها.
كيف أعرف الأدوية التي ستنتهي قريبًا؟
من تقرير الصلاحية، فيعرض ما انتهى وما ينتهي قريبًا في كلّ مخزن.
ماذا يحدث لتاريخ الانتهاء عند التحويل بين الفروع؟
التحويل يحمل التشغيلات وتواريخها، فتبقى معروفة في الفرع المستلم.