برنامج محاسبة لشركات الخدمات والمقاولات: ربح كل مشروع
· قراءة 3 دقائق
كيف تعرف ربح كلّ مشروع من عرض السعر إلى الفاتورة والمصروفات ومراكز التكلفة، وتدير حضور فريقك من موقع العمل ورواتبه وسلفه بوضوح.
شركة الخدمات أو المقاولات قد تكون مشغولة طوال السنة ثمّ تكتشف في آخرها أنّ الربح أقلّ ممّا توقّعت. السبب غالبًا أنّ المصروفات تُسجّل على الشركة كلّها لا على مشاريعها، فلا تعرف أيّ مشروع ربح وأيّ مشروع أكل ربح غيره.
ابدأ بعرض سعر واضح
عرض السعر هو عقدك الأوّل مع العميل. اكتبه بمدّته، وحين يقبله العميل يتحوّل فاتورة دون إعادة كتابة. وراجع العروض المنتهية دون ردّ، فهي فرص تحتاج متابعة.
نصيحة: احسب في العرض تكلفة العمالة والمواد والتنقّل، لا سعر السوق وحده، حتى تعرف هامشك قبل أن توقّع.
الفاتورة الضريبيّة والآجل
عملاء الخدمات غالبًا منشآت، وتحتاج فاتورة ضريبيّة باسمها ورقمها الضريبيّ، تعتمدها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك قبل أن تسلّمها للعميل. والدفع غالبًا آجل بمدّته، فتابع المستحقّ قبل أن يتأخّر.
كلّ مصروف على مشروعه
هذه أهمّ عادة محاسبيّة في هذا النشاط. اجعل لكلّ عمل مشروعًا، وسجّل كلّ مصروف ببنده وإيصاله على مشروعه: مواد، ونقل، وإيجار معدّات. فترى في التقارير إيراد كلّ مشروع وتكلفته، أي ربحه الحقيقيّ.
وإن كانت عندك أقسام أو فرق عمل، فاستعمل مراكز التكلفة لتوزيع المصروفات والقيود عليها، فتعرف أيّ قسم يربح وأيّها يحتاج مراجعة.
الحضور من موقع العمل
فريقك ليس في المكتب، بل في مواقع العملاء. اجعل الحضور من الجوّال داخل نطاق موقع العمل، فتعرف من حضر وأين، دون أوراق توقيع ولا اتّصالات صباحيّة.
الرواتب والسلف في مسيّر واحد
الرواتب في شركات الخدمات فيها بدلات وعمولات وسلف تُخصم على أشهر. اجمعها في مسيّر شهريّ واحد بالبدلات والعمولات والسلف، فلا تضيع سلفة ولا يتأخّر خصمها.
محاسبك معك
لا تنتظر نهاية السنة لتسلّم المحاسب أوراقك. أعطه مقعدًا خاصًّا يدخل به إلى نظامك، فيراجع القيود والتقارير أوّلًا بأوّل.
خطوات عمليّة لربح أوضح
- افتح مشروعًا قبل أوّل مصروف عليه، لا بعده.
- لا تسجّل مصروفًا بلا مشروع أو مركز تكلفة.
- راجع ربح كلّ مشروع شهريًّا لا عند انتهائه.
- قارن تكلفة المشروع الفعليّة بما حسبته في عرض السعر، وعدّل تسعيرك القادم.
السيولة قبل الربح
شركة الخدمات قد تكون رابحة على الورق وتعاني في دفع الرواتب، لأنّ العميل يدفع بعد شهرين والفريق يحتاج راتبه آخر الشهر. انتبه لهذا الفرق بخطوات بسيطة:
- اطلب دفعة مقدّمة في المشاريع الكبيرة، واكتبها في عرض السعر.
- أصدر الفواتير على مراحل المشروع لا في نهايته وحده.
- تابع الفواتير الآجلة أسبوعيًّا، فالفاتورة المتأخّرة شهرًا تصير ثلاثة إن لم يتابعها أحد.
السلف بقاعدة
السلف من أكثر ما يربك رواتب فرق العمل. ضع قاعدة واضحة لمقدار السلفة وعدد أشهر سدادها، وسجّل كلّ سلفة فور صرفها، فتُخصم تلقائيًّا في المسيّر ولا تعتمد على ذاكرة أحد.
الخلاصة
شركة الخدمات لا تحتاج نظامًا معقّدًا، بل عادة واحدة: كلّ ريال يدخل أو يخرج يُسجّل على مشروعه. مع عرض سعر واضح، وفاتورة تُعتمد عند الهيئة، وحضور مسجّل من الموقع، ورواتب وسلف في مسيّر واحد، تعرف في أيّ يوم أيّ مشاريعك يستحقّ التكرار وأيّها يحتاج إعادة تسعير، وتتّخذ قرارك القادم على أرقام حقيقيّة.
أسئلة شائعة
كيف أعرف ربح كلّ مشروع؟
سجّل الفواتير والمصروفات على المشروع، فتعرض التقارير إيراده وتكلفته.
هل يسجّل الموظف حضوره من خارج المكتب؟
نعم، من الجوّال داخل نطاق موقع العمل المحدّد.
هل يحتاج المحاسب الخارجي حسابًا في النظام؟
يدخل بمقعد خاصّ به يراجع منه حساباتك.